Roadmap nach S/4HANA: Praxistipps für den erfolgreichen Umstieg

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MR BLUEFIELD - Juli 07, 2020

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pixabay | arek socha

Der Wechsel zu der neuen SAP Business-Lösung S/4HANA ist für die meisten Unternehmen kein losgelöstes IT-Projekt, sondern ein umfangreicher Transformationsprozess. Wer die Herausforderung meistern möchte, braucht genaue Kenntnisse von dem technologischen Stand und den strategischen Zielen seines Unternehmens sowie eine detaillierte Projektplanung in Form einer Roadmap. Wir geben Ihnen Praxistipps für den erfolgreichen Umstieg.

 

Welche Optionen gibt es für den Weg nach SAP S/4HANA – und welcher Ansatz passt am besten zu dem eigenen Unternehmen? Wann müssen welche Projektschritte unternommen werden? Und wie kann sich das interne Team bestmöglich darauf vorbereiten? Entscheider stehen mit dem Wechsel zu der neuen Software Suite, die bestehende ERP-Systeme bis Ende 2027 ablösen wird, vor vielen Fragen. 60 Prozent sehen laut einer Trendumfrage des IT-Onlinemagazins die Definition einer passenden Migrationsstrategie als größte Schwierigkeit in dem Transformationsvorhaben.

Einen exakten Fahrplan für die Umstellung festzulegen, ist deshalb so herausfordernd, weil hierbei technische, strategische und organisatorische Aspekte ineinanderlaufen. Das Transformationsprojekt bildet meist die Basis für die weitere Digitalisierung, Globalisierung und Standardisierung der Geschäftsprozesse und hat damit starke Auswirkungen auf die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

Zwar ist die Gestaltung einer Migrationsstrategie und Roadmap stets abhängig von der jeweiligen Ausgangssituation, der strategischen Neuausrichtung eines Unternehmens und den sich daraus ergebenden Anforderungen an die neue IT-Umgebung. Dennoch gibt es einige allgemeine Handlungsempfehlungen, die helfen, das S/4HANA-Projekt auf Erfolgskurs zu lenken:

 

Planung und Analyse: Ist-Zustand und Ziele definieren

Als neuer digitaler Kern der IT-Architektur soll S/4HANA SAP-Anwenderunternehmen dabei unterstützen, Herausforderungen und Chancen des digitalen Zeitalters schnell, flexibel und informiert anzugehen sowie Unternehmensprozesse schlank und sicher abzubilden. Doch was genau bedeutet das für die eigene Organisation? Um das Potenzial der neuen Business Suite optimal auschöpfen zu können, brauchen Entscheider eine genaue Kenntnis über den derzeitigen Ist-Zustand sowie die strategischen Ziele ihres Unternehmens. Sie sollten wissen, wo das Unternehmen aktuell steht, wie zukunftsfähig das derzeitige Geschäftsmodell ist und wie sich das Unternehmen künftig positionieren will – idealerweise wurde dies bereits in der Unternehmensstrategie festgehalten. Daraus ergibt sich, inwieweit IT- und Businessprozesse angepasst werden müssen und welche geschäftlichen, organisatorischen und funktionalen Anforderungen an die neue S/4HANA-Umgebung bestehen. Diese Erkenntnisse sollten in die neue SAP-Strategie bzw. die Transformations-Roadmap einfließen.

 

IT-Architektur und Prozesse: Technologischen Status quo ermitteln

Unternehmen, die ihre IT-Systeme seit Langem betreiben, kennen das Problem: An vielen Stellen kommen Eigenentwicklungen oder Zusatzmodule zum Einsatz, individuelle Prozesse weichen von Standardprozessen ab. Oftmals werden auch Analyse- und Auswertungsmodelle dezentral (weiter-)entwickelt, weshalb es der IT-Abteilung schwerfällt, den Überblick über die heterogene Systemlandschaft zu behalten. Die Umstellung auf S/4HANA erweist sich dann als besonders herausfordernd. Um das Projekt bestmöglich aufzusetzen, muss die gesamte IT- und SAP-Infrastruktur durchleuchtet werden. Neben Entscheidern und der IT sollten andere Abteilungen mitdiskutieren, was die künftige SAP-Landschaft technisch und funktional leisten muss. Fachkollegen haben meist die beste Kenntnis über Daten und können helfen, den Umstellungsprozess zu optimieren.

 

Projekt professionalisieren, externe Expertise einbinden

Ein vielschichtiges Transformationsprojekt wie eine S/4HANA-Einführung muss von Unternehmen nicht alleine bewältigt werden – und sollte es aus wirtschaftlicher Sicht auch gar nicht. Erfahrene Dienstleister können Projekte schnell und sicher durchführen und damit Gesamtkosten erheblich reduzieren. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und Mitarbeitern ermitteln sie in Form von Workshops und Interviews eine Bestandsaufnahme der bereits vorhandenen IT-Prozesse und Tools. Mithilfe innovativer Softwarelösungen werden SAP-Landschaften mit ihren Systemstrukturen, Datenvolumina und Konfigurationen analysiert und visuell dargestellt sowie Auswirkungen der geplanten Veränderungen vor der eigentlichen Transformation simuliert. Basierend auf den Ergebnissen entstehen eine fundierte Transformationsstrategie und Roadmap – mögliche Fehlerquellen und Risiken werden von vornherein ausgeschlossen.

Auch der Umstand, dass sich mehrere Projekteschritte wie etwa Kontenplanharmonisierung, Umstellung auf das Neue Hauptbuch (New GL) und Unicode- bzw. System-Upgrades kombinieren lassen, wirkt sich positiv auf Projektlaufzeiten und Kosten aus.

 

S/4HANA: Migrationsansatz und Betriebsmodell mit Bedacht wählen

Zu den Grundssatzentscheidungen für die Gestaltung einer passgenauen Roadmap zählt darüber hinaus die Wahl des Einführungsszenarios und des Betriebsmodells. Sollen die Systeme in der Cloud, On-Premise (d.h. auf eigenen Servern) oder in einem hybriden Modell betrieben werden? Welcher Migrationsansatz für den Datentransfer ist der richtige? Um das entscheiden zu können, sollten sich Projektverantwortliche ausführlich über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen aufklären lassen. Wichtig zu wissen ist etwa, dass sich die Wahl des Migrationsansatzes erheblich auf die Dauer und den Erfolg eines Transformationsprojektes auswirken kann.

 

Bluefield: Alternativen zu Greenfield und Brownfield kennen

Bislang setzten Unternehmen vor allem auf die klassischen Migrationsmethoden Greenfield (Neuimplementierung) oder Brownfield (Upgrade vorhandener Systeme). Dabei erweisen sich hybride Ansätze oftmals als zielführender, weil sie einen besonders flexiblen, schnellen und sicheren Wechsel ermöglichen. Ein Beispiel dafür ist der BLUEFIELDTM-Ansatz: Mit der alternativen Methode können Unternehmen die Vorteile von Greenfield und Brownfield nutzen. Stamm- und Bewegungsdaten lassen sich gezielt selektieren und im neuen System weiter nutzen, historische Daten werden archiviert. Der Beratungsaufwand, die Projektlaufzeit und Kosten reduzieren sich erheblich, weil die Datenmigration automatisiert in meist nur einem Go-Live erfolgt und damit Ausfallzeiten der Systeme auf ein Minimum reduziert werden.

 

Vorbereitende Maßnahmen frühzeitig angehen

Um die eigentliche S/4HANA-Umstellung erfolgreich durchführen zu können, sollten einige Teilprojekte bereits im Vorfeld abgeschlossen werden. Insbesondere veraltete ERP-Systeme gilt es gründlich aufzuräumen und Eigenentwicklungen zu harmonisieren oder stillzulegen. Beispiele hierfür sind die Vorbereitung der SAP-Stammdaten, die Anpassung des SAP-Berechtigungswesens oder die Neugestaltung des SAP-Sicherheitskonzepts. Parallel zum Projektfortschritt sollte die Weiterqualifizierung sämtlicher Mitarbeiter hin zu S/4HANA erfolgen. Vom SAP-Experten bis zum Endnutzer sind für jede Mitarbeitergruppe zugeschnittene Trainingsmaßnahmen notwendig, damit die Möglichkeiten der neuen ERP-Suite voll ausgeschöpft werden können.

 

Fazit: S/4HANA-Projekt ohne Zeitdruck planen

Die Festlegung auf eine Migrationsstrategie und Transformations-Roadmap ist für eine S/4HANA-Einführung unerlässlich. Doch erweist sich die Erstellung dieser in vielen Unternehmen als intensiver  Lernprozess: Strategische Ziele, der technologische Stand sowie vielseitige Anforderungen an die neue SAP S/4HANA-Landschaft müssen ermittelt, analysiert und zusammengeführt werden. Entscheider sind gut beraten, das Projekt und insbesondere die Findungsphase der Migrationsstrategie ohne Zeitdruck zu planen – und das Transformationsvorhaben auch in der Krise weiter voranzutreiben. Denn je eher mit der Umstellung auf S/4HANA begonnen wird, desto früher kann von den Vorteilen eines agilen digitalen Unternehmens profitiert werden.

Bedacht werden sollte bei der Planung auch, dass erfahrene Dienstleister sehr beschäftigt sind, da sich immer mehr Unternehmen für den Umstieg entscheiden und dafür nach kompetenten Partnern suchen. Wer das Projekt frühzeitig angeht, sichert sich den Zugriff auf professionelle Unterstützung, mit der die Umstellung komplikationslos, sicher, schnell und während der Pandemie sowie darüber hinaus komplett remote realisiert werden kann.

Um den Wechsel zu S/4HANA kommen SAP-Anwenderunternehmen sowieso nicht herum: Die Standardwartung für die bisherigen ERP-Systeme läuft Ende 2027 aus, danach steigt die Gefahr von Schwachstellen und Fehlerquellen. Hinzu kommt, dass bestehende Systeme vielerorts schon heute nicht mehr den sich ständig wandelnden Anforderungen genügen: Mit dem baldigen Wechsel nach S/4HANA schaffen Unternehmen eine strategische Plattform für ihre digitale Zukunft und bauen den eigenen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz aus. 

 

Weiterführende Beiträge zu dem Thema:

 

Tipp: Kostenloses Webinar zur S/4HANA-Umstellung

Sie möchten die eigene Umstellung auf SAP S/4HANA vorantreiben und befinden sich noch in der Entscheidungsfindung, welches Einführungsszenario das richtige ist? MR BLUEFIELD empfiehlt Ihnen das Webinar „Wie finde ich den richtigen Weg nach S/4HANA?“, das Experten von IBM, SAP und SNP am 29. Juli 2020 von 17 bis 19 Uhr gemeinsam durchführen werden. Die Teilnahme an dem deutschsprachigen Webinar ist kostenlos. Informationen zur Anmeldung finden Sie hier.

 

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir auf dem MR BLUEFIELD-Blog für alle Personengruppen die männliche Form, wobei wir darin ausdrücklich weibliche und diverse Menschen inkludieren.

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  • Das Erstellen einer Migrationsstrategie und Roadmap wird von vielen Entscheidern als größte Herausforderung bei der S/4HANA-Einführung gesehen. Sie brauchen dafür eine genaue Kenntnis von dem technologischen Stand und den strategischen Zielen des Unternehmens.
  • Welche Anforderungen an die neue SAP-Umgebung bestehen, sollte mit der IT und anderen Fachabteilungen geklärt werden, da diese Kollegen meist die beste Kenntnis über Daten haben.
  • Entscheidend für den Projekterfolg ist auch, dass einige Teilprojekte bereits vor der Transformation abgeschlossen werden. Veraltete ERP-Systeme gilt es gründlich aufzuräumen und Eigenentwicklungen zu harmonisieren bzw. stillzulegen.
  • Erfahrene Dienstleister können helfen, Projekte schnell, sicher und remote durchzuführen, Gesamtkosten drastisch zu reduzieren und klären auch über die Vor- und Nachteile verschiedener Migrationswege und Betriebsmodelle auf.