Carve-out: 5 Erfolgsfaktoren für die Trennung von IT-Systemen

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MR BLUEFIELD - Juli 16, 2020

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unsplash | petr

Wie lässt sich ein einzelner Unternehmensbereich oder eine Tochterfirma möglichst schnell und sicher aus einer bestehenden Organisation herauslösen? Ein Carve-out-Projekt zählt selbst für erfahrene Manager zu den komplexesten Aufgaben und geht weit über das Tagesgeschäft hinaus. Von der frühzeitigen Einbindung der IT über ein strategisches Projektmanagement bis zur Wahl der passenden Transformationssoftware: Das sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Trennung von IT-Systemen.

 

Unternehmen entscheiden sich immer wieder dafür, einzelne Geschäftsbereiche auszugliedern, abzuspalten oder zu verkaufen. Einige trennen sich von Unternehmenseinheiten, um sich wieder mehr auf das eigentliche Kerngeschäft zu fokussieren, das gewonnene Kapital anderswo zu investieren oder – angesichts der aktuellen Viruskrise – die eigene Liquidität zu erhalten. Andere lösen einzelne Niederlassungen oder Werke aus ihrem zentralen SAP ERP-System heraus, weil sie Geschäftsprozesse bestmöglich an lokale Märkte anpassen wollen.

Unabhängig von den Motiven erweist sich ein Carve-out-Projekt als enorme Herausforderung. Bewältigt werden müssen nicht nur organisatorische und prozessuale Veränderungen in den verschiedensten Bereichen. Auch aus IT-Sicht ist es anspruchsvoll, einen Unternehmensteil aus einer bestehenden Organisation auszugliedern. Zu Zeiten der weltweiten Pandemie stehen Carve-out-Projekte in einem besonderem Spannungsfeld: Die Veräußerung soll oftmals noch schneller als sonst erfolgen, weil dringend Geld generiert werden muss. Gleichzeitig ist es für beide Seiten essenziell, die Kontrolle über den komplexen Prozess zu behalten. Mit diesen Tipps bringen Sie das Transformationsvorhaben sicher ans Ziel:

 

Carve-out: Spezielle Regeln kennen und beachten

Bei der Ausgliederung von Unternehmenseinheiten stehen neben der Restrukturierung bestehender Systemlandschaften die Daten im Fokus – denn die IT ist das Rückgrat nahezu aller Geschäftstätigkeiten. Entscheider fragen sich, welche Daten migriert werden müssen, können und dürfen – und welche historischen Daten archiviert werden sollten. Bei der Projektplanung und -umsetzung gilt es Vieles zu beachten und nicht wenige Regeln zu befolgen. Diese Vorgaben müssen bei der Datenselektion und -migration unbedingt berücksichtigt werden, um den laufenden Geschäftsbetrieb weitestgehend störungsfrei zu halten sowie rechtlichen Anforderungen und Fristen zu entsprechen.

 

IT frühzeitig einbinden, IT-Business-Alignment intensivieren

Wenngleich die Entscheidung für einen Carve-out Chefsache ist, muss die IT-Abteilung frühzeitig in das Reorganisationsprojekt eingebunden werden. Die IT übernimmt bei der Ausgliederung eines Unternehmensbereiches eine Schlüsselfunktion und sollte spätestens bei der Entwicklung einer Transformationsstrategie einbezogen werden, um das Vorgehen aktiv mitgestalten zu können.

Zudem hat sich gezeigt, dass Carve-out-Projekte vor allem dann erfolgreich abgeschlossen werden, wenn das IT-Team im engen Austausch mit den Fachabteilungen steht. Je ausgeprägter das sogenannte Business-IT-Alignment, desto flexibler lassen sich die erforderlichen Veränderungen an der IT-Architektur umsetzen sowie Reibungsverluste vermeiden.

 

Erfahrene Mitarbeiter mit Projektmanagement betrauen

Bei einem Carve-out-Projekt gilt es stets die Dimensionen Zeit, Komplexität und Budget im Blick zu behalten. Entscheider sollten die Projektleitung deshalb in die Hände von Mitarbeitern geben, die neben IT- und Projektmanagement-Erfahrung über Kenntnisse der speziellen Herausforderungen von Transformationsprojekten verfügen. Oftmals empfiehlt es sich, Projektverantwortliche von anderen Aufgaben freizustellen, damit sie sich auf die strategische Planung der Vorbereitungsphase sowie der strikt terminierten Projektlaufzeit fokussieren können. Parallel müssen Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen koordiniert werden, die in dem Teilungsprozess als Datenlieferanten fungieren und in Workstreams mit festen Abgabeterminen arbeiten. Zu den Aufgaben des Projektmanagements gehört es aber auch, die gesamte Belegeschaft ab Bekanntgabe des Carve-outs transparent und kontinuierlich über den Stand des Projektes zu unterrichten, um mögliche Widerstände abzubauen.

 

Externe Beratungskompetenz hinzuziehen

Nicht selten wird der Aufwand eines Trennungsvorhaben unterschätzt – es stellt sich erst im Projektverlauf heraus, dass der erhöhte Ressourcenbedarf nicht intern gedeckt werden kann. Auch das Ausmaß der notwendigen technischen Veränderungen wird im Vorfeld oft falsch eingeschätzt. Entscheider sind daher gut beraten, externe Berater zur Unterstützung des eigenen Teams heranzuziehen. Die Auswahl eines Dienstleisters sollte mit Bedacht erfolgen: Nicht jeder Berater aus der SAP-Welt ist auf Carve-outs spezialisiert. Der ideale Partner verfügt über umfassende Expertise in den Bereichen Datenmigration, Change Management, SAP- und Projektberatung und setzt eine innovative Methodik und Softwarelösung ein, mit der sich das gesamte Projekt präzise vorhersagen und planen lässt.

 

Transformationssoftware und Methodik mit Bedacht wählen

Die Wahl der passenden Transformationssoftware erweist sich als ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das gesamte Projekt: Die IT-Lösung sollte es ermöglichen, ganze SAP-Landschaften zu visualisieren und die Auswirkungen der geplanten Veränderungen an den Systemen noch vor der eigentlichen Transformation zu simulieren. So lassen sich Komplikationen wie etwa längere Ausfallzeiten von IT-Systemen vermeiden – diese können Unternehmen aufgrund der folglich entstehenden hohen Kosten empfindlich treffen.

Idealerweise läuft das Transformationsvorhaben automatisiert oder teilautomatisiert: Ein solches Verfahren ist im Gegensatz zu manuell durchgeführten Projekten wesentlich weniger fehleranfällig und verbraucht weniger Ressourcen. Das standardisierte Vorgehen wirkt sich zudem positiv auf Vorlaufzeiten und die gesamte Projektdauer aus.

 

Insgesamt sichert die schnelle und sichere Umsetzung die Agilität des eigenen Unternehmens – eine wichtige Voraussetzung, um sich gerade in Krisenzeiten zukunftsfähig aufzustellen.

 

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir auf dem MR BLUEFIELD-Blog für alle Personengruppen die männliche Form, wobei wir darin ausdrücklich weibliche und diverse Menschen inkludieren.

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  • Bei einem Carve-out fragen sich Entscheider, welche Daten migriert werden müssen, können und dürfen – und welche historischen Daten archiviert werden sollten. Es gibt nicht wenige Regeln zu befolgen.
  • Erfolgsentscheidend ist, dass die IT-Abteilung frühzeitig eingebunden wird – sie übernimmt eine Schlüsselkomponente in dem Reorganisationsprojekt.
  • Zudem hat sich gezeigt, dass Carve-out-Projekte besonders erfolgreich abgeschlossen werden, wenn das IT-Team im engen Austausch mit den Fachabteilungen steht.
  • Nicht selten werden der Aufwand und das Ausmaß eines Trennungsvorhaben verkannt: Entscheider sind gut beraten, externe Berater zur Unterstützung des eigenen Teams heranzuziehen.
  • Wesentlichen Einfluss auf den Projekterfolg hat die Wahl der Transformationssoftware: Eine innovative IT-Lösung visualisiert ganze SAP-Landschaften und simuliert Auswirkungen der geplanten Veränderungen noch vor der eigentlichen Transformation. So lassen sich Komplikationen wie längere Ausfallzeiten von IT-Systemen vermeiden.