Datenmigration: Wie Sie Ausfallzeiten Ihres ERP-Systems minimieren

Blog Post

MR BLUEFIELD - August 18, 2020

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pixabay | pexels

IT-Zusammenschluss, Systemkonsolidierung oder S/4HANA-Einführung: Wenn IT- und Geschäftsprozesse an neue Anforderungen angepasst werden müssen, geht das meist mit einer temporären Nichtverfügbarkeit der Produktivsysteme einher. Diese Ausfallzeit können Unternehmen durch die Wahl des Migrationsansatzes beeinflussen, um Kosten und Risiken zu vermeiden.

 

ERP-Systeme sind das digitale Herzstück eines fast jeden größeren Unternehmens – wesentliche Bestandteile der täglichen Arbeit sind damit verbunden. Das zeigt sich spätestens dann, wenn die bestehende IT-Architektur für eine volldigitalisierte Arbeitswelt aufgerüstet werden muss. Denn während der Übertragung von Systemen, Daten und Anwendungen in eine neue Zielumgebung ist es technisch erforderlich, Geschäftsprozesse herunterzufahren. IT-Experten sprechen von einer Downtime des Produktivsystems. Insbesondere weltweit tätige Konzerne oder kundenorientierte Unternehmen mit durchgehendem Betrieb sollten bestrebt sein, diese Ausfallzeit so gering wie möglich zu halten – weil Stillstand schnell zu immensen Kosten führt.

 

IT-Transformation: Erwartungen an Ausfallzeiten variieren stark

Unternehmen sehen die temporäre Downtime der SAP-Systeme deshalb zunehmend als kritischen Faktor für den Projekterfolg. Jedoch haben sie unterschiedliche Ansichten darüber, wie lange der Geschäftsbetrieb stillstehen darf. Manche Geschäftsmodelle erfordern es, dass Mitarbeiter bereits nach einer Stunde weiterarbeiten können. Für andere Unternehmen ist eine Unterbrechung der Produktionsprozesse oder Wertschöpfungskette bis zu acht, 24 oder 48 Stunden verkraftbar. Viele Unternehmen wissen aber noch gar nicht, wie lange sie – ohne größere Auswirkungen – auf ihr SAP-System verzichten könnten, weil der Überblick über mögliche enstehende Kosten fehlt.

 

Ausfallkosten bis zu 500.000 Euro pro Stunde

Mehr als der Hälfte der Unternehmen fällt die Einschätzung schwer, welche Opportunitätskosten – wie beispielsweise entgangene Erlöse oder Vertragsstrafen bei fehlender Lieferfähigkeit – entstehen, falls die maximal akzeptierte Downtime überschritten würde. Das geht aus einer Umfrage des IT-Onlinemagazins zur Umstellung bestehender ERP-Systeme auf SAP S/4HANA hervor. Ein Drittel der befragten Unternehmen rechnet bei der Nichtverfügbarkeit der Systeme mit Kosten bis zu 100.000 Euro pro Stunde Verzögerung. Zwölf Prozent der Befragten gehen von bis zu 500.000 Euro pro Stunde Verzögerung aus.

Die gute Nachricht ist: Es gibt heute IT-Lösungen, mit denen sich Ausfallzeiten stark reduzieren lassen.

 

Downtime durch Wahl des Migrationsansatzes minimieren

Unternehmen, die ihr Migrationsvorhaben zeitsparend sowie kosten- und risikominimiert durchführen wollen, sollten Wert auf eine spezialisierte Transformationssoftware legen. Diese ermöglicht Systemumstellungen im Near-Zero- Downtime-Verfahren – der laufende Betrieb wird weitesgehend störungsfrei gehalten. Moderne IT-Lösungen ermöglichen es darüber hinaus, ganze SAP-Landschaften zu visualisieren und Auswirkungen der geplanten Veränderungen an den Systemen noch vor der tatsächlichen Transformation zu simulieren. So lassen sich selbst komplexe Projekte wie ein IT-Merger oder Carve-out sicher ans Ziel bringen.

 

Das passende Transformationsszenario finden

Verkraftet das Geschäft eine volle Ausfallzeit der Systeme – und wie lange darf diese sein? Soll tatsächlich ein ganzes IT-System bewegt werden oder nur ein SAP Mandant? Und hat das Unternehmen bereits einen vollständigen Überblick darüber, welche historischen Daten künftig benötigt werden und welche nicht? Vor dem eigentlichen Projektstart ist es unerlässlich, die Ausgangssituation sowie konkrete Anforderungen an die IT-Umstellung und Downtime zu eruieren. Idealerweise geschieht dies in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister, der mit seiner Transformationssoftware tief in die Datenwelt eines Unternehmens eintaucht und eine auf Geschäftsprozesse abgestimmte Roadmap entwickelt.

 

Austausch zwischen IT und operativem Geschäft: Welche Daten sollen migriert werden – und wann?

Um den Übergang in die neue Systemlandschaft optimal zu gestalten, sollte auch der Dialog mit betroffenen Fachbereichen intensiviert werden. Welche Daten müssen in das Zielsystem übertragen und auf welche Altlasten kann verzichten werden? Fachkollegen, aber auch rechtliche Vorgaben, geben den Rahmen vor. Der erhöhte Kommunikationsaufwand zahlt sich aus: Wird die zu migriende Datenhistorie bereinigt, wirkt sich dies in den meisten Fällen positiv auf Ausfallzeiten aus.

Festgelegt werden müssen mit der operativen Seite auch exakte Zeitfenster, innerhalb derer Systeme offline gesetzt werden können. Bei international agierenden Unternehmen gilt es hierbei die verschiedene Zeitzonen zu beachten, in denen Mitarbeiter weltweit arbeiten.

 

Best-Pratice-Beispiel: S/4HANA-Migration

Ein Best-Pratice-Beispiel, das in einem kleinen Go-live-Fenster und bei geringer Downtime realisiert werden konnte, ist die S/4HANA-Einführung des international tätigen Prüfdienstleisters TÜV Rheinland in Zusammenarbeit mit dem IT- und Beratungsunternehmen SNP. Bei der Remote-Migration während der aktuellen Viruskrise ging es darum, vier Mandanten des bestehenden SAP-Systems in nur einen Mandanten auf einem neuen SAP S/4HANA Finance-System zu überführen. Das in die Jahre gekommene ERP-System sollte bereinigt sowie Eigenentwicklungen harmonisiert werden. Um es samt relevanter Daten nach S/4HANA zu übertragen, wurde der BLUEFIELD-Ansatz angewandt. Mit dieser Migrationsmethode lassen sich Transformationsprojekte in einem Projektplan zusammenfassen und beschleunigt umsetzen. Zudem können in der Testphase kurzfristig Korrekturen und Nachmigrationen für einzelne Objekte durchgeführt werden.

Der Zusammenschluss der vier SAP-Mandanten erfolgte in zwei Roll-outs: Beide S/4HANA-Migrationen wurden, gemäß der Anforderungen von TÜV Rheinland, an jeweils an einem Wochenende realisiert.

 

Fazit: Ausfallzeiten von Anfang an im Blick haben

Unternehmen, die ein komplexes Transformationsvorhaben verfolgen, sollten bei der Auswahl der passenden Migrationssoftware genau hinschauen.

Wer auf klassische IT-Software setzt, riskiert, dass im Zuge der Datenmigration offene Aufträge abgesagt oder nur verzögert ausgeführt werden können. Um Kosten durch lange Ausfallzeiten zu vermeiden, brauchen Unternehmen eine spezielle IT-Lösung, die Migrationen im Near-Zero-Downtime-Verfahren ermöglicht.

 

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  • Die Anpassung bestehender IT- und Geschäftsprozesse an neue Anforderungen geht meist mit einer temporären Nichtverfügbarkeit der Produktivsysteme einher.
  • Diese sogenannte Downtime sollte so gering wie möglich gehalten werden: Längere Stillstandzeiten können schnell zu immensen Kosten führen.
  • Die gute Nachricht: Es gibt IT-Lösungen, mit denen sich die Ausfallzeiten reduzieren lassen.
  • Unternehmen, die ihre Datenmigration zeitsparend, kosten- und risikominimiert durchführen wollen, setzen bestenfalls auf eine Transformationssoftware, die Migrationen im Near-Zero-Downtime-Verfahren ermöglicht.
  • Die Ausgangssituation eines Unternehmens sowie konkrete Anforderungen sollten mit einem spezialisierten Dienstleister sowie mit Kollegen aus betroffenen Fachbereichen definiert werden.
  • Zu klären ist beispielsweise, ob und wie sich die Datenhistorie verringern lässt, um Ausfallzeiten weiter zu reduzieren – und in welchem Zeitfenster Systeme offline gesetzt werden dürfen.